Podróże służbowe – co powinieneś wiedzieć?
Home / Poradniki / Podróże służbowe – co powinieneś wiedzieć?

Podróże służbowe – co powinieneś wiedzieć? 0

Podróże służbowe dotyczą coraz większej grupy pracowników. Podróż służbowa, potocznie zwana „delegacją”, to wyjazd pracownika na wyraźne polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego zadania służbowego. Co powinien wiedzieć pracownik udający się na delegację?

Wysokość kosztów takiej podróży

Z tytułu podróży krajowej i zagranicznej pracownikowi przysługują diety, oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, a także innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, takich jak postój w strefie płatnego parkowania, przejazd autostradami, czy opłaty za bagaż. Jeżeli chodzi o środek transportu w przypadku zarówno podróży krajowych jak i zagranicznych – określa go pracodawca. Na wniosek pracownika, pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem nie stanowiącym własności pracodawcy.

Pracownik ma obowiązek rozliczenia kosztów podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. W celu rozliczenia zobowiązany jest przedłożyć rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet, lub wydatków objętych ryczałtami. W przypadku korzystania z prywatnego środka transportu, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę.

Rozliczenie delegacji krajowej

Rozliczając podróż krajową, pracownikowi należy się dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi ona obecnie 30 zł za dobę podróży. Wysokość diety uzależniona jest od ilości godzin spędzonych w podróży. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, pracownik otrzymuje połowę diety, natomiast powyżej 12 godzin przysługuje mu dieta w pełnej wysokości. W sytuacji, gdy podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje połowa diety, natomiast powyżej 8 godzin – jest to dieta w pełnej wysokości. Dieta nie przysługuje  pracownikowi, który jest delegowany do miejscowości swojego czasowego lub stałego pobytu oraz gdy podczas wyjazdu służbowego ma zapewnione całodniowe bezpłatne wyżywienie. Podróż służbowa często trwa dłużej  niż jeden dzień i pracownik musi w tym czasie nocować poza miejscem swojego zamieszkania. Jeżeli pracownik nie ma zapewnionych bezpłatnych noclegów, przysługuje mu zwrot kosztów hotelu, potwierdzonych rachunkiem. Kwota za jedną noc nie może jednak przekraczać 600zł (dwudziestokrotności stawki diety). Jeżeli zatrudniony nie przedstawi rachunku, a pracodawca nie zapewni mu bezpłatnego noclegu, przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 45 zł, pod warunkiem, że nocleg trwa co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu, który miał miejsce w nocy, gdzie pracownik przykładowo podróżował pociągiem w wagonie sypialnym, lub korzystał z kuszetki. W takim przypadku zwrot obejmuje tylko cenę biletu wraz ze stosownymi opłatami. Kolejną sytuacją, kiedy pracownikowi nie będzie przysługiwał zwrot, jest przykład, kiedy pracodawca uzna, że miał on możliwość powrotu każdego dnia do miejscowości swojego stałego lub czasowego pobytu.

Koszty delegacji zagranicznej

W przypadku zagranicznej podróży służbowej diety służą pokryciu całkowitych kosztów wyżywienia oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków. Ich wartość ustalana jest w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Aby prawidłowo ustalić wartość diety zagranicznej, należy właściwie określić moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, który jest różny, w zależności od tego jakim środkiem lokomocji podróżuje pracownik (lądowym, morskim czy lotniczym). Pełna dieta przysługuje za każdą dobę podróży. Za niepełną dobę do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, od 8 do 12 godzin – ½ diety, natomiast powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli jednak ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Jeżeli chodzi o nocleg, to pracownikowi należy się zwrot kosztów na podstawie przedłożonego rachunku, jednak w wysokości nie przekraczającej określonych w rozporządzeniu limitów, który tak jak w przypadku diety, dla każdego kraju jest inny. W razie nie przedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. Zwrot kosztów za nocleg nie przysługuje, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg. W sytuacji choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu, lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety.

Agnieszka Zyśk
Specjalista ds. rozliczeń Aasa Polska

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Theme developed by TouchSize - Premium WordPress Themes and Websites