Chmura obliczeniowa w praktyce małej i średniej firmy
Home / Poradniki / Chmura obliczeniowa w praktyce małej i średniej firmy

Chmura obliczeniowa w praktyce małej i średniej firmy 2

Twoja firma jest tylko Twoja. Jedyna na świecie i niepowtarzalna. Unikalna. Jednak wyzwania przed jakimi staje, jej problemy i możliwości, są podobne do tych, jakie mają tysiące innych firm, zbliżonych do Twojej wielkością. Zwłaszcza zagadnienia związane z tzw. pracą biurową. Zastanawiasz się, czy jest możliwe, aby Twoi pracownicy pracowali bezpiecznie i efektywnie z każdego miejsca w czasie swoich podróży? Żeby zawsze mieli dostęp do aktualnych danych i najnowszych wersji ofert i cenników? Żeby możliwe było uczestnictwo Twojego najlepszego specjalisty w dwóch spotkaniach z klientem tego samego dnia na różnych krańcach Polski? A może planujesz zakup i wdrożenie nowego systemu zarządzania firmą albo produkcją, jednak chcesz uniknąć zbędnych inwestycji w kolejne komputery i serwery, które potem będą zużywały prąd i wymagały klimatyzowanych pomieszczeń?

W mediach słyszysz o cloud computing (albo chmurze obliczeniowej), ale wydaje Ci się, że to nie dla Ciebie, a tylko dla tych wielkich… Nic bardziej błędnego. Cloud computing to nie jest jakaś wydumana technologia informatyczna przyszłości – to sposób w jaki potrzebne Twojej firmie rozwiązania informatyczne są dostarczane i rozliczane. Zamiast kupować poszczególne elementy rozwiązania od różnych dostawców – zaczynasz wynajmować je od jednego, głównego dostawcy i nie musisz martwić się o ich współpracę, gwarancję jakości i ciągłości działania oraz skomplikowane rozliczenia na wielu fakturach. Co ważne – „wejście w chmurę” nie wymaga rewolucji, ponieważ można z niej korzystać na kilka sposobów.

  • Możemy używać gotowych, dostarczanych przez internet, rozwiązań i pakietów realizujących konkretne zadania i oferujących określone usługi – to jest tzw. oprogramowanie-jako-usługa (SaaS – od angielskiego Software as a Service).
  • Możemy też – korzystając z chmury jako platformy do budowania oprogramowania – zatrudnić firmę, która napisze nam specjalne, dedykowane tylko dla nas programy rozwiązujące nasze problemy. Taki sposób korzystania nazywamy platforma-jako-usługa (PaaS – od angielskiego Platform as a Service).
  • I wreszcie trzeci sposób – posiadaną w biurze infrastrukturę informatyczną (czyli po prostu komputery-serwery z oprogramowaniem) przenosimy, w całości lub tylko niektóre z nich, do chmury. Jest to sposób najszybszy, choć najmniej efektywny, a nazywa się Infrastruktura-jako-usługa (IaaS – od angielskiego Infrastructure as a Service).

Cyfrowa transformacja czyli Firma 4.0

Przyjrzyjmy się zacytowanym wcześniej „marzeniom dyrektora”. Widzimy, że dotykają kilku podstawowych obszarów działania firmy – poprawy jakości środowiska pracy załogi, udoskonalenia zarządzania procesami biznesowymi czy większego zaangażowania klientów. To trzy z czterech filarów cyfrowej transformacji – czyli przekształcania firm w organizacje sprawnie i efektywnie wykorzystujące technologie informatyczne do udoskonalenia działalności. Czwartym, niewymienionym filarem jest „produkt” i jego zmiana pod wpływem technologii IT.

Marzenie 1 – pracownicy bezpiecznie korzystają ze swojej poczty i zawsze aktualnych dokumentów niezależnie od miejsca.

Z pomocą przychodzą tak zwane „office suites” – pakiety programów biurowych wzbogaconych o zaplecze usług z chmury obliczeniowej. Na rynku jest ich kilka, jednak uwagę zwraca Microsoft Office 365 – oparty o najpopularniejszy w przedsiębiorstwach zestaw programów biurowych Microsoft Office, uzupełniony o gotowe usługi sieciowe najwyższej klasy biznesowej. Oprócz znanych aplikacji (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote), które możemy zainstalować na swoim komputerze lub używać przez przeglądarkę internetową (w zależności od wybranej opcji), do dyspozycji dostajemy zabezpieczoną i wielofunkcyjną pocztę elektroniczną łączącą skrzynkę pocztową z naszym kalendarzem, służbową bazą kontaktów oraz programem do komunikacji natychmiastowej. W zestawie znajduje się także program zapewniający dostęp do firmowych plików, automatycznie aktualizowanych lokalnie na naszym komputerze, aby móc z nich korzystać nawet, gdy nie mamy połączenia z internetem. Po stronie serwera – czyli dostawcy usług – zapewnione są mechanizmy wersjonowania dokumentów i jednoczesnej pracy wielu osób nad dokumentem. Wszystkie te usługi są ze sobą doskonale połączone – nie wymagają od użytkownika ani od pracownika działu IT żadnych dodatkowych działań. Dodatkowo – możemy pozwolić pracownikowi zainstalować te programy na 5 urządzeniach różnej klasy. Może więc używać swojego prywatnego komputera i telefonu do pracy. To pozwala na zwiększenie zadowolenia pracownika, gdy ma swoje ulubione urządzenia.

Regionalny przedstawiciel, w czasie spotkania z klientem, ma więc dostęp do aktualnego cennika, stanu magazynowego czy najnowszej wersji oferty. Ma również dostęp do kalendarza swoich współpracowników i może się z nimi bezpośrednio porozumiewać zarówno w „czatując” z nimi, jak i posługując się połączeniem video.

Marzenie 2 – dostęp do dokumentów i danych zawsze i wszędzie, ale ma być bezpiecznie!

No właśnie – czy to się nie kłóci? Pracownicy mający dostęp do firmowych danych i dokumentów w każdej chwili, z dowolnego miejsca i prawie dowolnego urządzenia? Czy to będzie bezpieczne? W wypadku Microsoft Office 365 takie możliwości nie wiążą się z jakimkolwiek dodatkowym zagrożeniem. Mechanizmy bezpieczeństwa zadbają o dodatkowe sprawdzenie pracownika (na przykład przez połączenie telefoniczne lub kod SMS) gdy ten spróbuje dostać się do danych z komputera, którego wcześniej nigdy nie używał. Jeżeli jego komputer lub telefon zostanie skradziony – odpowiednia osoba z naszej firmy (lub sam pracownik) będzie mogła zdalnie taki komputer lub telefon zablokować, a nawet skasować jego zawartość.

Marzenie 3 – najlepszy specjalista w dwóch miejscach na raz

Wspomniany program do komunikacji natychmiastowej umożliwia nie tylko porozumiewanie się przy pomocy czatu czy rozmowy. Możliwe jest także nawiązanie wideo połączenia i to w jakości HD. Czyli możemy sobie wyobrazić sytuację, w której jeden sprzedawca spotyka się z klientem w Szczecinie a drugi w Krakowie, w krótkim odstępie czasu, i w obydwu tych spotkaniach uczestniczy specjalista techniczny prowadząc konsultację lub prezentację produktu. Inne zastosowanie – kierowca dowożący zaopatrzenie do sklepu nie musi być wysokiej klasy specjalistą od promocji towarów na półkach (merchandiser) ale może przy użyciu telefonu komórkowego lub tabletu zestawić wideokonferencję z takim specjalistą, pokazać mu półki i wykonać zalecane zmiany. Bez tracenia jego cennego czasu na dojazdy. Przykłady można by mnożyć – jednak chodzi przede wszystkim o to, żeby nie przeciążając pracowników i zachowując wysoki standard ich pracy przy, odpowiednio niskich kosztach, obsłużyć jak najwięcej klientów i przynosić jak największy zysk w biznesie.

Marzenie 4 – nowy system klasy ERP bez kupowania serwerów

Wcześniejsze marzenia były realizowane przy pomocy gotowych narzędzi IT dostarczanych z chmury (SaaS). Tym razem zrobimy inaczej – załóżmy, że właśnie przyszedł czas wdrożenia nowej wersji systemu zarządzania przedsiębiorstwem i przy okazji chcielibyśmy pozbyć się kłopotliwych serwerów z biura. I tu również chmura może pomóc – zamiast zakupu nowszych serwerów (bo nowa wersja programu ma nowe wymagania albo stary serwer się po prostu zużył) możemy wykorzystać infrastrukturę chmury i tam uruchomić wirtualny komputer połączony zabezpieczonym „tunelem” z siecią komputerową w naszej firmie. Zamiast wydawać jednorazowo duże kwoty będziemy teraz płacić abonament za korzystanie z tego komputera. Jest to często korzystne również ze względów podatkowych. A co ważne – nie będziemy już ponosić dodatkowych kosztów na chłodzenie tego serwera, jego zasilanie i urządzenia podtrzymania zasilania, zabezpieczenie fizyczne itd. Nie będą nas też interesować jakiekolwiek awarie dysków czy sprzętu. A przy współpracy z dobrym partnerem IT możemy dodatkowo zoptymalizować czas pracy tego serwera i płacić niższe rachunki – poważne rozwiązania chmurowe mają możliwość rozliczania korzystania z komputerów wirtualnych z dokładnością do minuty ich wykorzystania.

Z chmurą obliczeniową taniej i lepiej?

Pieniądze to temat najtrudniejszy. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że opisany Microsoft Office w wersji z chmury kosztuje bardzo dużo – około 500 PLN na rok za użytkownika. Porównywalna wersja „pudełkowa” (licencja na całe życie na jedno urządzenie) kosztuje około 2300 PLN (wersja niższa, bez niektórych programów to ok 1300 PLN). Czyli niby po 5 latach (lub 3) na pudełku już zyskujesz. Jednak to złudzenie. Wersja „z chmury” może być zainstalowana na 5 urządzeniach w każdej klasie (komputer, tablet, telefon) podczas gdy „pudełko” tylko na jednym komputerze. Druga sprawa – cena pudełka nie obejmuje aktualizacji, a tylko poprawki systemowe. A przez pięć lat bardzo dużo się zmieni. Wersja „chmurowa” jest aktualizowana na bieżąco – uzupełnień i rozszerzeń funkcjonalności przybywa od kilku do kilkunastu każdego miesiąca! I ostatnia ważna różnica – w cenę wersji chmurowej wliczone są wszystkie te usługi o których pisałem – czyli profesjonalna poczta elektroniczna, zarządzanie dokumentami, konferencje internetowe i jeszcze kilkanaście innych usług o których, z braku miejsca, tym razem nie wspomniałem. Z kolei wynajmowane w IaaS komputery pod programy zarządzania produkcją również są stale przez dostawcę unowocześniane – i nie musimy się martwić o ich wymianę co 3-5 lat.

Na pewno warto zainteresować się takim sposobem używania profesjonalnych usług i produktów informatycznych. Przy niewielkiej pomocy odpowiedniego specjalisty, możesz uzyskać świetnie działające, sprawne i zawsze gotowe na najnowsze wyzwania środowisko informatyczne, pozwalające Tobie i Twojej firmie skupić się na tym

co jest dla Was najważniejsze w biznesie. I możesz mieć satysfakcję, że identycznych rozwiązań używają największe firmy świata. Twoja firma w niczym nie jest od nich gorsza – jest tylko mniejsza.

 

Ryszard Dałkowski,

Konsultant, Trener i dostawca rozwiązań dla biznesu z chmury obliczeniowej

Właściciel w Exertum.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Theme developed by TouchSize - Premium WordPress Themes and Websites